Quietanza di pagamento: cos’è, quando serve e come si scrive

Cos’è la quietanza di pagamento

La parola viene da «quietare», cioè soddisfare, mettere a posto: con la quietanza il creditore dichiara di essere stato pagato, e chi ha pagato ottiene la prova di aver saldato il proprio debito, in tutto o in parte.

Il riferimento più citato è l’articolo 1199 del codice civile: il creditore che riceve il pagamento deve, se il debitore lo chiede e a spese di quest’ultimo, rilasciare quietanza. In altre parole, chi paga ha il diritto di chiedere una prova scritta, e chi incassa non dovrebbe negarla.

Non esiste un modello ufficiale. Una quietanza può essere un foglio scritto a mano, una ricevuta stampata, una riga aggiunta in fondo a un documento («per quietanza», con data e firma) o un modulo preparato da una banca. Conta il contenuto: chi ha ricevuto, da chi, quanto, per che cosa, quando, e la firma.

«Per quietanza»: cosa significa e chi firma

La formula «per quietanza» si scrive accanto alla firma di chi ha ricevuto il denaro, in fondo a un documento che indica una somma: vuol dire «firmo per confermare che sono stato pagato». Firma sempre il creditore, o chi incassa per suo conto con un incarico, mai chi paga.

• «Per quietanza»: chi firma conferma di aver ricevuto il pagamento indicato.
• «Per ricevuta»: chi firma conferma di aver ricevuto un documento, un oggetto o una comunicazione, non per forza un pagamento.
• «Per ricevuta e accettazione»: chi firma conferma di aver ricevuto un documento e di accettarne il contenuto, come succede con un preventivo o una lettera d’incarico.
• «Per ricevuta e quietanza»: chi firma conferma sia di aver ricevuto un documento sia di essere stato pagato.

Nei moduli già pronti controlla sempre che cosa stai firmando: una firma «per quietanza» sotto un importo che non hai ricevuto per intero è difficile da contestare dopo.

Quietanza o ricevuta? Le differenze in una tabella

Nella vita di tutti i giorni «quietanza» e «ricevuta di pagamento» indicano quasi sempre la stessa cosa. Quando si distinguono, la differenza è di sfumatura; ben più netta è quella con i documenti fiscali di chi ha la partita IVA:

Una quietanza non è una fattura: non è un documento fiscale e non sostituisce i documenti che imprese e professionisti devono emettere. Né la fattura, da sola, dimostra che si è pagato: indica quanto si deve, e per questo a volte viene chiesta «quietanzata», cioè con la conferma del pagamento.

Per i pagamenti tra privati, quietanza e ricevuta si scrivono allo stesso modo: il nostro fac simile di ricevuta di pagamento va bene per entrambe.

Come si scrive una quietanza di pagamento

Una quietanza tra privati contiene di solito questi elementi, nell’ordine in cui si leggono:

1. luogo e data: il giorno in cui il denaro è stato ricevuto davvero;
2. chi riceve: nome e cognome o denominazione del creditore, con indirizzo e, se serve, codice fiscale;
3. da chi: nome e cognome di chi ha pagato;
4. l’importo in cifre e in lettere, per esempio «1.200,00 € (milleduecento euro)»;
5. la causale: per che cosa si paga, con i riferimenti utili, come un contratto, un preventivo o un periodo;
6. se il pagamento chiude il debito («a saldo») o ne copre solo una parte («in acconto»), e in quel caso quanto resta;
7. il metodo: contanti, bonifico, assegno;
8. la firma del creditore, preceduta da «per quietanza» se vuoi usare la formula tradizionale.

Marco tiene l’originale, perché è lui a dover poter dimostrare di aver pagato; Giulia ne conserva una copia. Se il pagamento fosse stato solo una parte, al posto di «a saldo» ci sarebbe «in acconto», con l’importo che resta da pagare, e la frase finale andrebbe tolta.

Quietanza liberatoria: il pagamento a saldo

Si parla di quietanza liberatoria, o «a saldo», quando il creditore dichiara di aver ricevuto tutto quello che gli spettava per una certa causale e di non avere altro da pretendere. Libera il debitore: dopo averla firmata, chiedere altro per la stessa causale diventa difficile.

Si usa, per esempio, quando si restituisce l’ultima parte di un prestito, quando si chiude il conto con un artigiano o quando si mette fine a una discussione su una somma contestata, il cosiddetto «saldo e stralcio». Anche le assicurazioni preparano quietanze liberatorie per i risarcimenti: di solito, firmandole, si accetta quella somma come definitiva. Prima di firmare controlla:

• che l’importo scritto sia quello ricevuto davvero, o quello che arriverà insieme alla firma;
• a quale causale si riferisce: solo quel lavoro, quel sinistro, quel prestito, e non «qualsiasi pretesa» se non è quello che volete;
• se restano fuori spese, interessi o danni ancora aperti;
• data e firme di entrambi, se l’accordo è reciproco.

Nei rapporti di lavoro le rinunce e le transazioni del lavoratore seguono regole particolari. Per un risarcimento importante o una lite in corso, fatti consigliare da un avvocato, da un sindacato o da un’associazione di consumatori prima di firmare.

Quietanza liberatoria per un assegno pagato in ritardo

C’è poi un caso particolare: chi ha emesso un assegno rimasto scoperto e lo paga in ritardo deve di solito dimostrare il pagamento con una quietanza del beneficiario con firma autenticata, oppure con un’attestazione della banca, entro i termini previsti. Serve una firma autenticata, per esempio da un notaio: un PDF compilato online non basta. Chiedi alla tua banca come procedere.

Le quietanze che rilascia qualcun altro

Molte ricerche sulla quietanza riguardano documenti che non si scrivono da sé, perché li rilascia chi ha incassato:

• la quietanza del modello F24, cioè la ricevuta di un versamento di imposte, che rilasciano la banca, le Poste o l’Agenzia delle Entrate e che di solito si trova nell’home banking o nel cassetto fiscale;
• la quietanza della polizza di assicurazione, che conferma il pagamento del premio e la rilascia la compagnia o l’agenzia;
• la quietanza delle rate di un mutuo o di un finanziamento, che rilascia la banca.

Se ti serve una di queste, rivolgiti a chi ha ricevuto il pagamento: una quietanza scritta da te non la sostituisce. Il generatore di questo sito serve per i pagamenti tra privati e piccole attività.

Quanto conservare una quietanza

La quietanza serve a chi ha pagato, e serve finché qualcuno potrebbe chiedergli di nuovo quella somma. Per questo i tempi più citati sono quelli della prescrizione: dieci anni come regola generale, cinque per molti pagamenti periodici, come affitti e spese condominiali. Sono riferimenti orientativi: per il tuo caso chiedi a un professionista.

Conserva l’originale firmato in un posto sicuro e tienine una copia digitale, anche solo una foto o una scansione. Se la quietanza è in PDF, archiviala insieme alla conferma del bonifico o all’estratto conto.